Commencer

Ce document vous guidera à travers les étapes nécessaires pour mettre en place OPTIS rapidement. Bien qu'il existe de nombreuses configurations possibles, les étapes suivantes couvrent la configuration de base et devraient être suffisantes pour la majorité des cas :

Mise à jour des informations de l'école

Compléter les informations de votre école est utile dans le cas où un parent souhaiterait contacter l'école, les informations seront facilement accessibles depuis OPTIS. De plus, lorsqu'un parent se déconnecte d'OPTIS, il sera redirigé vers le site Web de votre école.

Cliquez sur Outils dans le menu principal.
Sélectionnez Informations sur l'école dans le menu déroulant qui apparaît.
Complétez les champs nécessaires dans le formulaire (Nom de l'école, Courriel, Site Web, etc.)
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les détails.

Ajout de comptes d'enseignant

Lorsque les parents planifient des rendez-vous, ils choisiront parmi une liste d'Enseignants qui ont été entrés dans votre base de données. Nous allons maintenant remplir cette base de données :

Cliquez sur Utilisateurs dans le menu principal.
Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur dans les boutons d'action principaux.
Assurez-vous que Enseignant a été sélectionné comme Type d'utilisateur dans le premier champ
Complétez les informations requises (Prénom, Nom, Salle)
Cliquez sur Continuer pour enregistrer l'enseignant
- si vous souhaitez ajouter un autre enseignant, cochez la case Je veux ajouter un autre enseignant pour répéter cette étape

bien que les champs Adresse courriel et Mot de passe ne soient pas strictement requis pour ajouter un Enseignant, nous vous recommandons de compléter ces champs ; ces détails servent d'identifiants de connexion de l'Enseignant, leur permettant de se connecter à OPTIS pour accéder à leur horaire, entre autres fonctionnalités.

Ajout de périodes d'entrevue

Une Période d'entrevue est la plage de temps pendant laquelle les enseignants sont disponibles pour des rendez-vous. Vous pouvez ajouter autant de périodes d'entrevue que nécessaire, à condition que la date/heure ne chevauche pas une période d'entrevue existante.

Pour accommoder le cas d'utilisation le plus typique, par défaut tous les Enseignants sont disponibles pendant toute la période d'entrevue. Si vous avez besoin de plus de flexibilité/variabilité dans les horaires des enseignants, consultez Bloquer les heures non disponibles et Sélectionner les enseignants disponibles

Cliquez sur Périodes d'entrevue dans le menu principal.
Cliquez sur Ajouter une période d'entrevue dans les boutons d'action principaux.
Choisissez la Date souhaitée dans le calendrier.
Complétez le formulaire en choisissant une Heure de début, une Heure de fin et une Durée d'entrevue par défaut souhaitée
Cliquez sur Continuer pour enregistrer la période d'entrevue.
- si vous souhaitez ajouter plus d'une période d'entrevue, sélectionnez l'option Je veux ajouter une autre période d'entrevue pour répéter ce processus

Configurer les paramètres

Lors de la création de votre compte, la plupart des options de configuration sont désactivées. Avant que les parents puissent accéder correctement au système et réserver leurs rendez-vous, nous devrons effectuer quelques configurations. Il existe de nombreuses options de configuration, que vous pouvez explorer ici, mais pour l'instant nous nous concentrerons uniquement sur les options nécessaires pour permettre aux parents de réserver des rendez-vous :

Cliquez sur Outils dans le menu principal.
Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant qui apparaît.
Cochez les cases pour Activer l'inscription de nouveaux parents et Activer la planification de nouveaux rendez-vous pour les activer.
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les paramètres.

Distribuer les informations aux parents

Maintenant que tout a été configuré, vous êtes prêt pour que les parents accèdent à OPTIS et commencent à réserver leurs rendez-vous. Les parents accéderont au système à partir de la même adresse que les Administrateurs et les Enseignants : http://www.parentinterviews.com/[nom-de-votre-école] . Distribuez cette adresse ainsi que les instructions pour les parents à vos parents par le moyen de votre choix.