Trucs et astuces

Obtenir plus d'informations sur un parent qui a planifié un rendez-vous

Bien que cachée par défaut, chaque ligne de rendez-vous contient plus d'informations sur le parent qui l'a réservé. Cliquez simplement sur le bouton Plus d'informations dans la colonne de droite de n'importe quelle ligne de rendez-vous pour développer plus de détails sur le parent.

Permettre aux enseignants d'ajouter leurs propres heures non disponibles

Bien que désactivée par défaut, OPTIS dispose d'une option qui, lorsqu'elle est activée, permet aux enseignants d'ajouter leurs propres heures non disponibles. Ceci est particulièrement utile si vous avez un grand personnel avec de nombreux enseignants nécessitant différentes pauses déjeuner/souper, ou s'ils nécessitent un grand degré de flexibilité dans leurs horaires.

Cliquez sur Outils dans le menu principal.
Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant qui apparaît.
Activez l'option Autoriser les enseignants à planifier leurs propres heures non disponibles en plaçant une coche dans la case.
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les paramètres de configuration.

Permettre aux enseignants de modifier leurs propres horaires

Bien que désactivée par défaut, OPTIS dispose d'une option qui, lorsqu'elle est activée, permet aux enseignants de modifier ou d'annuler des rendez-vous existants (pour eux-mêmes uniquement). Pour activer ce paramètre :

Cliquez sur Outils dans le menu principal.
Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant qui apparaît.
Activez l'option Autoriser les enseignants à modifier leurs propres horaires en plaçant une coche dans la case.
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les paramètres de configuration.

Tous les enseignants auront une pause en même temps (pause déjeuner/pause souper)

Il est assez courant, surtout dans le cas où tout votre personnel a la même disponibilité, que tous les enseignants prennent une pause en même temps. Dans ce cas, au lieu d'ajouter une heure non disponible pour chaque enseignant, il existe un raccourci : Cela équivaut à ajouter deux Périodes d'entrevue avec un écart au milieu, ce qui créera effectivement une pause pour tous les enseignants.

Par exemple : si votre période d'entrevue était de 15h à 21h avec une pause souper de 17h à 18h, cela équivaut à deux Périodes d'entrevue de 15h à 17h et de 18h à 21h, créant effectivement une pause souper de 17h à 18h.

Déplacer les rendez-vous existants d'une date à une autre en masse

OPTIS vous permet de déplacer une Période d'entrevue entière d'une date à une autre dans le futur, en déplaçant avec elle tous les rendez-vous qui ont été planifiés pendant cette période. Ceci est particulièrement utile dans le cas d'une fermeture d'école où tous les rendez-vous doivent être reprogrammés :

Cliquez sur Périodes d'entrevue dans le menu principal.
Trouvez la Période d'entrevue que vous souhaitez déplacer dans la liste des dates existantes.

Dans le cas où la date est déjà passée, elle sera cachée de la vue, mais toujours disponible. Cliquez sur Filtrer les résultats et sélectionnez Anciennes périodes dans le menu déroulant qui apparaît pour voir les dates passées.
Ajouté sur le côté droit du champ Date, il y aura une icône de calendrier, cliquez sur ce bouton.
Choisissez une nouvelle date dans le calendrier
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les modifications.

Périodes d'entrevue où seuls certains enseignants devraient être disponibles

Si un enseignant, ou des enseignants, ne sera pas disponible pour la totalité d'une Période d'entrevue, il est facile de les exclure. Bien sûr, vous pouvez ajouter un blocage d'heure non disponible, mais encore plus facile est d'utiliser la fonctionnalité Sélectionner les enseignants disponibles pour exclure explicitement le ou les enseignant(s) d'une période d'entrevue entière.

Exiger le(s) numéro(s) de téléphone du parent lors de l'inscription

Bien que ce ne soit généralement pas requis, si vous souhaitez vous assurer que tous les numéros de téléphone des parents sont facilement disponibles dans les horaires OPTIS, vous pouvez exiger que les parents entrent à la fois un Numéro de téléphone de jour et un Numéro de téléphone de soir lors de l'inscription.

Cliquez sur Outils dans le menu principal.
Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant qui apparaît.
Activez l'option Exiger les numéros de téléphone lors de l'inscription des parents.
Cliquez sur Continuer pour enregistrer les paramètres de configuration.

Voir "Obtenir plus d'informations sur un parent" ci-dessus pour les instructions sur la façon de voir le numéro de téléphone d'un parent depuis un horaire.