Interprètes

OPTIS prend en charge l'assistance optionnelle d'interprètes pour les rendez-vous parents-enseignants. Lorsque cette fonction est activée, les parents peuvent demander un interprète lors de la planification de leurs rendez-vous, aidant ainsi à surmonter les barrières linguistiques lors des rencontres.

Activer le support d'interprètes

Le support d'interprètes est désactivé par défaut. Pour l'activer :

1. Cliquez sur Outils dans le menu principal.

2. Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant qui apparaît.

3. Cochez l'option Activer la sélection d'interprètes.

4. Cliquez sur Continuer pour enregistrer les paramètres de configuration.

Une fois activé, les parents verront une option pour demander un interprète lors de la planification des rendez-vous.

Ajouter des interprètes

Avant que les parents puissent demander des interprètes, vous devrez ajouter des comptes d'interprètes au système :

1. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu principal.

2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur dans le menu déroulant qui apparaît.

3. Choisissez Interprète dans le menu déroulant du type d'utilisateur.

4. Complétez le formulaire avec les détails de l'interprète :

   • Prénom et Nom
   • Langue - la langue que l'interprète parle (p. ex., espagnol, mandarin, français)
   • Adresse courriel
   • Mot de passe

5. Cliquez sur Ajouter un utilisateur pour créer le compte d'interprète.

Répétez ces étapes pour chaque interprète que vous souhaitez ajouter.

Comment les parents demandent des interprètes

Lorsque le support d'interprètes est activé, les parents verront un bouton Ajouter un interprète lors de la planification des rendez-vous :

1. Le parent sélectionne une plage horaire pour son rendez-vous comme d'habitude.

2. Après avoir sélectionné une heure, il peut cliquer sur le bouton Ajouter un interprète.

3. Une fenêtre modale apparaît montrant les interprètes disponibles et leurs langues.

4. Les interprètes déjà réservés pour la plage horaire sélectionnée apparaîtront comme non disponibles.

5. Le parent sélectionne un interprète disponible dans la liste.

6. Le nom de l'interprète sélectionné apparaît sur la confirmation du rendez-vous.

Remarque : Si un parent change l'heure de son rendez-vous après avoir sélectionné un interprète, la sélection de l'interprète est automatiquement effacée car l'interprète pourrait ne pas être disponible à la nouvelle heure.

Voir les affectations d'interprètes

Les interprètes assignés aux rendez-vous sont visibles dans les vues d'horaire :

• Lors de la consultation d'un horaire, les rendez-vous avec des interprètes assignés afficheront le nom et la langue de l'interprète.
• Les administrateurs peuvent voir toutes les affectations d'interprètes pour tous les rendez-vous.
• Les enseignants peuvent voir les affectations d'interprètes pour leurs propres rendez-vous.

Gérer les comptes d'interprètes

Pour voir et gérer les comptes d'interprètes existants :

1. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu principal.

2. Utilisez le menu déroulant Afficher pour filtrer par Interprètes.

3. De là, vous pouvez :

   • Modifier les détails d'un interprète (nom, langue, courriel, mot de passe)
   • Supprimer un compte d'interprète

Remarque : Si vous supprimez un interprète qui est assigné à des rendez-vous à venir, ces rendez-vous n'auront plus d'interprète assigné.

Disponibilité des interprètes

OPTIS suit automatiquement la disponibilité des interprètes :

• Chaque interprète ne peut être assigné qu'à un seul rendez-vous par plage horaire.
• Lorsqu'un parent sélectionne un interprète, tout interprète déjà réservé pour cette heure apparaîtra comme non disponible.
• Cela empêche la double réservation des interprètes.